1. הכנות מוקדמות
זיהוי קוד HS (Harmonized System Code) עבור הסחורה.
בדיקת הגבלות ורגולציות במדינת היעד (למשל: איסור יבוא, דרישות תווי תקן, מגבלות על מוצרים מסוימים).
אישורים ספציפיים למוצר (למשל: אישורי בריאות למזון, תעודות בדיקה לציוד אלקטרוני).
הגדרת תנאי המכירה (Incoterms 2023) – לדוגמה: FOB, CIF, EXW.
2. מסמכים נדרשים
חשבונית מסחרית (Commercial Invoice) – כוללת תיאור מדויק של הסחורה, ערך, ומדינת ייצור.
רשימת אריזה (Packing List) – פירוט הכמויות, המשקל, ומידות האריזה.
תעודת מקור (Certificate of Origin) – במידת הצורך (למשל: להטבות מכס בהסכמי סחר).
ביטוח מטען – פוליסת ביטוח חתומה המכסה נזקים או אובדן.
הסכם שילוח (Bill of Lading) – אווירי (Airway Bill) או ימי (Ocean Bill).
אישורים מיוחדים – כמו FDA (לארה"ב), CE (לאירופה), או תעודת כשרות.
3. לוגיסטיקה ושילוח
בחירת חברת שילוח – השוואת מחירים, זמני אספקה, ושירותים נוספים (למשל: אחסנה).
אריזה עמידה – לוודא שהאריזה עומדת בתקני הובלה בינלאומיים (למשל: ארגונים ימיים כמו IMO).
סימון הסחורה – תוויות ברורות עם שם המקבל, קוד HS, והוראות טיפול (אם רלוונטי).
תיעוד משקל ונפח – מדידות מדויקות לצורך תמחור המשלוח.
4. עמילות מכס
חישוב מכס ומע"מ – בהתאם לערך הסחורה ולמדיניות המדינה.
מילוי הצהרת מכס – לרבות קוד HS, ערך, ומדינת ייצור.
ייפוי כוח לסוכן המכס – אם נדרש טיפול על ידי חברה כמו UnitedXP.
תשלום אגרות והיטלים – אישור על ביצוע התשלום.
5. לאחר המשלוח
מעקב אחרי הסחורה – שימוש במערכות Track & Trace של חברת השילוח.
אישור מסירה – וידוא שהלקוח קיבל את הסחורה וחתם על המסמכים.
שמירת תיעוד – ארכיון המסמכים למשך 7 שנים (לפי דרישות חוק).
טיפים למניעת טעויות נפוצות
הימנעו מאי-דיוקים בחשבונית – שגיאות בערך הסחורה או בתיאורה עלולות לגרום לעיכובים.
ודאו תאימות חשמל – אם משלחים מוצרים אלקטרוניים (למשל: מתאמים למתח שונה).
בדקו הגבלות על חומרים מסוכנים – כמו סוללות ליתיום, נוזלים, או חומרים כימיים.
