מדיניות פרטיות

1. זהות החברה והיקף המדיניות

מדיניות פרטיות זו חלה על מידע אישי הנאסף במסגרת השימוש באתר UnitedXP, לרבות באמצעות טפסים, הודעות, פניות לשירות, הרשמות לקבלת מידע וכלים דיגיטליים המופעלים באתר.

המדיניות עשויה לחול גם על מידע הנמסר לחברה במסגרת בירור ראשוני לגבי שירותי שילוח בינלאומי, עמילות מכס, יבוא, יצוא ולוגיסטיקה.

ביחס למידע שהחברה קובעת את מטרות עיבודו, היא עשויה לשמש כבעלת שליטה במאגר מידע, בהתאם להגדרות חוק הגנת הפרטיות.

במקרים אחרים החברה עשויה לעבד מידע עבור לקוחות או גורמים עסקיים, בהתאם לתפקידיה ולהסכמים החלים.

2. המסגרת המשפטית להגנה על פרטיות

עיבוד מידע אישי בישראל כפוף, בין היתר, לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א–1981, לתקנות שהותקנו מכוחו ולהוראות הדין הרלוונטיות.

תיקון מספר 13 לחוק הגנת הפרטיות עדכן הגדרות, חובות וסמכויות אכיפה הנוגעות לעיבוד מידע אישי.

כאשר חלות על פעילות מסוימת הוראות דין נוספות, לרבות הוראות הנוגעות להעברת מידע מחוץ לישראל, החברה נדרשת לפעול בהתאם להן.

תקנות או דינים זרים, כגון GDPR, עשויים לחול בנסיבות מסוימות. אין בעצם אזכורם במדיניות זו כדי לקבוע שהם חלים על כל פעילות החברה.

3. סוגי המידע האישי שעשויים להיאסף

סוגי המידע תלויים באופן השימוש באתר, בתוכן הפנייה ובשירות המבוקש.

החברה מבקשת למסור מידע הרלוונטי למטרת הפנייה בלבד. מומלץ שלא להעביר מידע אישי רגיש או מסמכים חסויים באמצעות טופס כללי, אלא אם הדבר נדרש ונקבע ערוץ מתאים לכך.

4. מקורות איסוף המידע

מידע אישי עשוי להגיע לחברה ממספר מקורות, בהתאם לפעילות המשתמש.

• מידע שהמשתמש מוסר ביוזמתו באמצעות טפסים באתר.
• מידע הנמסר באמצעות דואר אלקטרוני או פנייה טלפונית.
• מידע טכני הנוצר במהלך הגלישה באתר.
• מידע המתקבל מלקוחות עסקיים לצורך טיפול בשירות מבוקש.
• מידע מספקים, סוכנים ושותפים תפעוליים כאשר הדבר נדרש לביצוע שירות.
• מידע ממקורות ציבוריים או רשמיים, כאשר קיימת הצדקה חוקית לשימוש בו.

החברה אינה מתחייבת שכל אחד ממקורות אלה משמש בפועל בכל מקרה. היקף האיסוף תלוי בסוג השירות ובמערכות המעורבות.

5. מטרות השימוש במידע אישי

מידע אישי עשוי לשמש את החברה למטרות מוגדרות הקשורות לפעילותה, לתפעול האתר ולמתן השירותים.

• מענה לפניות ומתן מידע מקצועי.
• טיפול בבקשות להצעות מחיר.
• יצירת קשר עם לקוחות ולקוחות פוטנציאליים.
• ניהול התקשרויות עסקיות ושירות לקוחות.
• תיאום שירותי שילוח, יבוא, יצוא ועמילות מכס.
• ניהול מסמכים ותקשורת תפעולית.
• שיפור תפקוד האתר וחוויית המשתמש.
• ניתוח נתוני שימוש וסטטיסטיקה.
• אבטחת מערכות ומניעת שימוש לרעה.
• עמידה בדרישות חוקיות ורגולטוריות.
• משלוח עדכונים מקצועיים ודיוור שיווקי כאשר הדבר מותר לפי דין.

שימוש במידע למטרה חדשה, שאינה תואמת את מטרת האיסוף המקורית, ייבחן בהתאם לדין ולהודעות שנמסרו לנושא המידע.

6. מסירת מידע והאם קיימת חובה למסור אותו

ככלל, המשתמש בוחר אם למסור מידע באמצעות טפסי האתר. עם זאת, שדות מסוימים עשויים להיות נחוצים כדי לאפשר מענה לפנייה.

כאשר מידע נדרש מכוח דין או לצורך ביצוע שירות מסוים, עשויה לחול חובה למסור פרטים מתאימים.

אי-מסירת פרטים הנדרשים לטיפול בפנייה עלולה למנוע מהחברה ליצור קשר, להכין הצעת מחיר או לספק שירות מבוקש.

בטפסים שבהם נאסף מידע אישי, יש להציג הודעת איסוף מידע מתאימה בהתאם לסעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות, לרבות המידע הנדרש בדין על מטרות האיסוף והגורמים שאליהם יימסר המידע.

7. טפסי יצירת קשר ובקשות להצעת מחיר

בעת מילוי טופס יצירת קשר או בקשה להצעת מחיר, המידע שנמסר עשוי להישמר במערכות האתר, בדואר האלקטרוני או במערכת לניהול קשרי לקוחות.

המידע ישמש לבחינת הפנייה, לתיאום מענה ולניהול התקשורת עם הפונה.

אם המשתמש מוסר פרטים של עובדים, נציגים או גורמים אחרים, עליו לוודא שקיימת הצדקה מתאימה למסירת המידע ולשימוש בו.

8. מידע הנדרש במסגרת שירותי שילוח ועמילות מכס

שירותי שילוח בינלאומי ועמילות מכס עשויים לחייב עיבוד מידע נוסף, בהתאם לסוג העסקה והדרישות הרגולטוריות.

מידע כזה עשוי לכלול פרטי אנשי קשר, פרטי יבואנים ויצואנים, מסמכי סחר, חשבוניות, מסמכי הובלה ופרטים הנדרשים לצורך טיפול במטען.

מידע עשוי להימסר לרשויות, לסוכני מכס, למובילים, לנמלים ולספקים תפעוליים, כאשר הדבר נדרש לביצוע השירות או לקיום חובה חוקית.

הטיפול במידע במסגרת התקשרות מסחרית עשוי להיות כפוף גם להסכם השירות, להוראות הדין ולמסמכי התקשרות נוספים.

9. עוגיות וטכנולוגיות דומות

האתר עשוי להשתמש בקובצי Cookies, באחסון מקומי ובטכנולוגיות דומות. כלים אלה עשויים לשמש לתפעול, לאבטחה, לשמירת העדפות ולמדידת פעילות באתר.

ניתן לנהל עוגיות באמצעות הגדרות הדפדפן. חסימת עוגיות מסוימות עשויה להשפיע על פעילות רכיבים באתר.

כאשר נדרשת הסכמה להפעלת טכנולוגיה מסוימת, יש לאפשר למשתמש למסור אותה ולנהל את בחירתו בהתאם לדין.

10. מערכות סטטיסטיקה ומדידת פעילות

האתר עשוי להשתמש בשירותי מדידה כדי להבין כיצד משתמשים מגיעים לאתר, אילו עמודים נצפים ואילו רכיבים דורשים שיפור.

בהתאם למערכות הפעילות, ייתכן שייאספו מזהים מקוונים, נתוני מכשיר, נתוני שימוש ומידע סטטיסטי נוסף.

כאשר מידע מועבר לספק מדידה חיצוני, השימוש בו כפוף גם להסדרים ולהגדרות שנקבעו מול אותו ספק.

רשימת שירותי המדידה והעוגיות בפועל צריכה לשקף את התוספים, הסקריפטים ומערכות הפרסום המותקנים באתר במועד הפרסום.

11. דיוור מקצועי והודעות שיווקיות

החברה עשויה להציע הרשמה לקבלת עדכונים מקצועיים, מאמרים, מידע על שירותים והודעות הנוגעות לפעילותה.

משלוח דברי פרסומת באמצעים הכפופים לסעיף 30א לחוק התקשורת ייעשה בהתאם להוראות הדין, לרבות דרישות ההסכמה והחריגים המותרים בחוק.

ניתן לבקש הסרה מרשימת דיוור שיווקי באמצעות מנגנון ההסרה בהודעה או בפנייה לחברה.

הודעות תפעוליות הנדרשות לטיפול בהתקשרות קיימת אינן בהכרח הודעות שיווקיות.

12. מסירת מידע לספקים ולנותני שירות

החברה עשויה להסתייע בספקים חיצוניים לצורך אחסון האתר, תחזוקה, אבטחת מידע, מערכות דואר אלקטרוני, שירות לקוחות וניהול מידע.

כאשר ספק מקבל גישה למידע אישי, יש להסדיר את הגישה והשימוש בו בהתאם לדרישות הדין, לרבות חובות אבטחת מידע והגבלת מטרות העיבוד.

קטגוריות הספקים האפשריות כוללות:

• ספקי אחסון ותשתיות ענן.
• חברות תחזוקה ופיתוח אתרים.
• ספקי מערכות CRM ודואר אלקטרוני.
• ספקי אבטחת מידע וגיבוי.
• ספקי מדידה וניתוח נתונים.
• ספקי מערכות שירות ותפעול.
• גורמים לוגיסטיים המעורבים במתן שירות ללקוח.

אין ברשימה זו אישור לכך שכל קטגוריית ספק פועלת באתר בפועל.

13. מסירת מידע לרשויות ולגורמים מוסמכים

החברה עשויה למסור מידע אישי כאשר הדבר נדרש לפי דין, צו שיפוטי, דרישה מחייבת של רשות מוסמכת או לצורך קיום חובה חוקית.

במסגרת שירותי יבוא ויצוא, ייתכן שתידרש העברת נתונים לרשויות מכס ולגורמים רגולטוריים בהתאם לאופי הפעילות.

מסירת מידע תיעשה בהתאם לסמכות ולדרישה הרלוונטית, תוך התחשבות בעקרונות צמצום מידע והגנה על פרטיות.

14. העברת מידע מחוץ לישראל

במסגרת שירותי ענן, אחסון, דואר אלקטרוני ושירותים בינלאומיים, מידע אישי עשוי להישמר או להיות מעובד מחוץ לישראל.

בנוסף, שירותי שילוח בינלאומי עשויים לחייב העברת מידע לגורמים תפעוליים במדינות אחרות.

העברת מידע מחוץ לישראל כפופה לתקנות הגנת הפרטיות בדבר העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה ולהוראות דין נוספות, ככל שחלות.

החברה נדרשת לבחון את ההסדר המשפטי, את זהות המקבל ואת אמצעי ההגנה המתאימים להעברה.

15. אבטחת מידע והגנה על מערכות

החברה מכירה בחשיבות ההגנה על מידע אישי מפני גישה בלתי מורשית, שימוש לרעה, שינוי, אובדן או חשיפה.

אמצעי אבטחה מתאימים עשויים לכלול בקרת הרשאות, הגנה על תקשורת, ניהול סיסמאות, עדכוני תוכנה, גיבויים ובקרה על ספקים.

רמת האבטחה הנדרשת נקבעת בהתאם לסוג המידע, למאפייני המאגר ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז–2017.

אף מערכת אינה חסינה לחלוטין מפני אירועי אבטחה. החברה אינה יכולה להבטיח הגנה מוחלטת מפני כל סיכון.

16. שימוש בכלי בינה מלאכותית

האתר עשוי לכלול כלים מבוססי בינה מלאכותית לצורך חיפוש מידע, מענה לשאלות, סיוע בניווט או הנגשת תוכן מקצועי.

כאשר משתמש מזין טקסט לכלי כזה, ייתכן שהמידע יועבר לספק טכנולוגי לצורך עיבוד הבקשה והפקת תשובה.

סוג המידע, זהות הספק, מיקום העיבוד ותקופות השמירה תלויים במערכת המופעלת בפועל ובהגדרות השירות.

מומלץ שלא להזין לכלי AI מספרי זהות, פרטים פיננסיים, מסמכי מכס חסויים, מידע רפואי או סודות מסחריים, אלא אם קיימת הצדקה מתאימה ומסגרת עיבוד מוסדרת.

17. שמירת מידע ותקופות אחסון

מידע אישי יישמר בהתאם למטרות שלשמן נאסף, לצרכים עסקיים לגיטימיים, להתחייבויות חוזיות ולחובות שמירה החלות לפי דין.

תקופות השמירה עשויות להשתנות לפי סוג המידע וההתקשרות. לדוגמה, פנייה כללית אינה מחייבת בהכרח אותה תקופת שמירה כמו מסמך חשבונאי או מסמך מכס.

בתום תקופת השמירה הרלוונטית, יש לבחון מחיקה, צמצום מידע או הפיכתו למידע שאינו מזהה, בהתאם לדין ולצרכים המותרים.

החברה עשויה לשמור מידע מסוים גם לצורך בירור מחלוקות, הגנה על זכויות משפטיות או עמידה בדרישות רגולטוריות.

18. זכות עיון במידע אישי

בהתאם לסעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות, אדם זכאי לעיין במידע עליו המוחזק במאגר מידע, בכפוף לתנאים ולחריגים הקבועים בדין.

ניתן להגיש בקשה לעיון במידע באמצעות פרטי הקשר המופיעים בהמשך המדיניות.

לצורך הגנה על פרטיות, החברה עשויה לבקש אימות זהות לפני מסירת מידע אישי.

הטיפול בבקשה ייעשה בהתאם להוראות הדין ולמועדים הקבועים בו.

19. זכות לתיקון מידע

בהתאם לסעיף 14 לחוק הגנת הפרטיות, אדם שעיין במידע עליו ומצא כי הוא אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, רשאי לבקש את תיקונו בהתאם להוראות החוק.

בבקשה מומלץ לציין את פרטי המידע שלגביו מתבקש תיקון, את מהות השינוי ואת דרך ההתקשרות למענה.

החברה תבחן את הבקשה בהתאם לדין ולנסיבות.

20. מחיקת מידע והפסקת שימוש

ניתן לפנות לחברה בבקשה לבחון מחיקת מידע אישי או הפסקת שימוש מסוים בו.

בקשות מסוג זה ייבחנו בהתאם לזכויות המוקנות לפי דין, למטרות העיבוד ולחובות שמירה החלות על החברה.

ייתכנו מקרים שבהם החברה מחויבת לשמור מידע מסוים, למשל לצורכי דיווח, הנהלת חשבונות או עמידה בדין.

אין במדיניות זו כדי להקנות זכות מחיקה כללית ובלתי מסויגת מעבר לזכויות הקבועות בדין החל.

21. התנגדות לדיוור והסרת פרטים מרשימות שיווק

משתמש המבקש להפסיק לקבל הודעות שיווקיות רשאי לפעול באמצעות מנגנון ההסרה או לפנות לחברה.

בקשות הסרה יטופלו בהתאם לחוק התקשורת ולהוראות חוק הגנת הפרטיות, ככל שהן חלות.

לצורך מניעת משלוח חוזר, ייתכן שיישמר מידע מינימלי הדרוש לתיעוד בקשת ההסרה.

22. פרטיות קטינים

האתר מיועד בעיקר למשתמשים עסקיים, ליבואנים, ליצואנים ולמתעניינים בשירותי שילוח בינלאומי.

האתר אינו מיועד באופן ייעודי לאיסוף מידע אישי מקטינים.

אם נודע להורה או לאפוטרופוס כי קטין מסר מידע אישי בנסיבות המעוררות חשש, ניתן לפנות לחברה לצורך בירור.

23. קישורים לאתרים ולמערכות חיצוניות

האתר עשוי להפנות למערכות חיצוניות, לרבות אתרי רשויות, ספקי שילוח, מפות, רשתות חברתיות ושירותים מקצועיים.

לכל אתר חיצוני עשויה להיות מדיניות פרטיות נפרדת. מומלץ לעיין בה לפני מסירת מידע.

החברה אינה קובעת בהכרח את אופן עיבוד המידע של מפעילי אתרים עצמאיים.

24. רשתות חברתיות וערוצי תקשורת

משתמשים עשויים ליצור קשר עם החברה גם באמצעות רשתות חברתיות, יישומי הודעות ושירותי תקשורת חיצוניים.

כאשר נעשה שימוש בערוץ כזה, ספק השירות עשוי לעבד מידע בהתאם לתנאיו ולמדיניות הפרטיות שלו.

מומלץ להימנע משליחת מסמכים חסויים או מידע רגיש בערוצים ציבוריים או בערוצים שאינם מתאימים לכך.

25. אירועי אבטחה ודיווח

במקרה של חשד לאירוע אבטחת מידע, יש לבחון את האירוע, את סוג המידע המעורב ואת ההשלכות האפשריות.

חובות דיווח לרשות להגנת הפרטיות או לגורמים אחרים עשויות לחול בהתאם לסוג האירוע ולהוראות הדין הרלוונטיות.

משתמש המזהה פעילות חריגה או חשש לחשיפת מידע אישי מוזמן לדווח לחברה באמצעות פרטי הקשר שלהלן.

26. עדכונים במדיניות הפרטיות

החברה רשאית לעדכן מדיניות זו בעקבות שינויי דין, שינויים בפעילות האתר, החלפת ספקים או הוספת שירותים.

הנוסח המעודכן יפורסם בעמוד זה. כאשר שינוי מחייב הודעה או הסכמה נוספת לפי דין, החברה נדרשת לפעול בהתאם.

מומלץ לעיין במדיניות מעת לעת כדי להכיר את ההסדרים העדכניים.

27. יצירת קשר בנושא פרטיות ומימוש זכויות

לפניות בנושא עיון במידע, תיקון מידע, דיוור, אבטחת מידע או שאלות בנוגע למדיניות הפרטיות, ניתן לפנות לחברה.

מומלץ לציין את נושא הפנייה ואת דרך ההתקשרות המועדפת. אין צורך לצרף צילום תעודת זהות לפנייה הראשונית, אלא אם התבקשתם לעשות זאת במסגרת הליך אימות מתאים ומאובטח.

28. מידע נוסף ומסמכים משלימים

מדיניות פרטיות זו נקראת לצד תנאי השימוש באתר והצהרת הנגישות.

ניתן לעיין גם במידע הרשמי שמפרסמת הרשות להגנת הפרטיות בנוגע לזכויות נושאי מידע, אבטחת מידע וחובות בעלי שליטה במאגרים.

• הרשות להגנת הפרטיות – משרד המשפטים
• תנאי השימוש באתר
• הצהרת הנגישות

במקרה של סתירה בין מדיניות זו לבין הוראה מחייבת בדין, תגבר הוראת הדין.