1. הכנות מוקדמות

• זיהוי קוד HS (Harmonized System Code) עבור הסחורה.

• בדיקת הגבלות ורגולציות במדינת היעד (למשל: איסור יבוא, דרישות תווי תקן, מגבלות על מוצרים מסוימים).

• אישורים ספציפיים למוצר (למשל: אישורי בריאות למזון, תעודות בדיקה לציוד אלקטרוני).

• הגדרת תנאי המכירה (Incoterms 2023) – לדוגמה: FOB, CIF, EXW.

2. מסמכים נדרשים

• חשבונית מסחרית (Commercial Invoice) – כוללת תיאור מדויק של הסחורה, ערך, ומדינת ייצור.

• רשימת אריזה (Packing List) – פירוט הכמויות, המשקל, ומידות האריזה.

• תעודת מקור (Certificate of Origin) – במידת הצורך (למשל: להטבות מכס בהסכמי סחר).

• ביטוח מטען – פוליסת ביטוח חתומה המכסה נזקים או אובדן.

• הסכם שילוח (Bill of Lading) – אווירי (Airway Bill) או ימי (Ocean Bill).

• אישורים מיוחדים – כמו FDA (לארה”ב), CE (לאירופה), או תעודת כשרות.

3. לוגיסטיקה ושילוח

• בחירת חברת שילוח – השוואת מחירים, זמני אספקה, ושירותים נוספים (למשל: אחסנה).

• אריזה עמידה – לוודא שהאריזה עומדת בתקני הובלה בינלאומיים (למשל: ארגונים ימיים כמו IMO).

• סימון הסחורה – תוויות ברורות עם שם המקבל, קוד HS, והוראות טיפול (אם רלוונטי).

• תיעוד משקל ונפח – מדידות מדויקות לצורך תמחור המשלוח.

4. עמילות מכס

• חישוב מכס ומע”מ – בהתאם לערך הסחורה ולמדיניות המדינה.

• מילוי הצהרת מכס – לרבות קוד HS, ערך, ומדינת ייצור.

• ייפוי כוח לסוכן המכס – אם נדרש טיפול על ידי חברה כמו UnitedXP.

• תשלום אגרות והיטלים – אישור על ביצוע התשלום.

5. לאחר המשלוח

• מעקב אחרי הסחורה – שימוש במערכות Track & Trace של חברת השילוח.

• אישור מסירה – וידוא שהלקוח קיבל את הסחורה וחתם על המסמכים.

• שמירת תיעוד – ארכיון המסמכים למשך 7 שנים (לפי דרישות חוק).

טיפים למניעת טעויות נפוצות

• הימנעו מאי-דיוקים בחשבונית – שגיאות בערך הסחורה או בתיאורה עלולות לגרום לעיכובים.

• ודאו תאימות חשמל – אם משלחים מוצרים אלקטרוניים (למשל: מתאמים למתח שונה).

• בדקו הגבלות על חומרים מסוכנים – כמו סוללות ליתיום, נוזלים, או חומרים כימיים.